Técnica de las 5S`s

El orden y la limpieza en el puesto de trabajo son fundamentales cuando se busca la eficacia operativa. Si están presentes el desorden, la suciedad u otros elementos innecesarios, las ineficiencias afloran en los procesos en forma de pérdidas de tiempos, retrasos, desperfectos e incluso riesgo de accidentes.

Para lograrlo, se puede implantar un programa de orden y limpieza, que no se trata de una aplicación informática, sino de una metodología de trabajo que permite eliminar el despilfarro provocado por el desorden y la suciedad.

Es posible que no exista técnica más simple que la denominada 5S, herramienta sobre orden y limpieza que parece algo muy natural y para lo que no sería necesaria ninguna técnica o dedicación. Al contrario de lo anterior, es un tema difícil de concebir y mantener, para lo cual hay que seguir algunos puntos o etapas básicos que nos llevarán al éxito.

Las etapas son sencillas y no requieren que se imparta una formación compleja a todo el personal, ni expertos que posean conocimientos sofisticados, es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada.

Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

Objetivos

La metodología pretende:

  • Mejorar las condiciones de trabajo y la motivación del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
  • Reducir gastos de tiempo y recursos.
  • Reducir riesgos de accidentes.
  • Mejorar la calidad de la producción.
  • Mejorar la seguridad en el trabajo.

Etapas

En el video veíamos las etapas con los puntos básicos de aplicación, desarrollamos a continuación cada una de ellas:

Clasificación (Seiri): separar innecesarios

Identificar todos los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de todos los que no utilizamos.

  • Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que, aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible reposición. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de material y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.
  • De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta.
  • De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).
  • De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
  • De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
  • Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Esta jerarquización del material de trabajo prepara las condiciones para la siguiente etapa, destinada al orden. El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.

Orden (Seiton): situar necesarios

Esta etapa analiza como deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Normas de orden:

  • Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de tomar o sobre un soporte)
  • Definir las reglas de ordenamiento
  • Hacer obvia la colocación de los objetos
  • Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
  • Clasificar los objetos por orden de utilización
  • Favorecer la disciplina FIFO, utilizada en teoría de colas para definir que el primer elemento en salir de una cola de espera o un almacenamiento será aquél que entró primero.

Limpieza (Seisō): suprimir suciedad

Una vez que hemos implementado las 2 etapas anteriores en el área de trabajo, es sencillo limpiar. Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo.

Normas de limpieza:

  • Limpiar, inspeccionar.
  • Volver a dejar sistemáticamente en condiciones
  • Identificar y trabajar sobre fuentes de contaminación
  • Facilitar la limpieza y la inspección para el futuro
Recordar en éste punto que “lo mejor para no limpiar, es no ensuciar”

Estandarización (Seiketsu): señalizar anomalías

Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.

Para conseguir esto, debemos seguir las siguientes normas:

  • Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».
  • Favorecer una gestión visual.
  • Estandarizar los métodos de operación.
  • Formar al personal en los estándares.

Mantenimiento de la disciplina (Shitsuke): seguir mejorando

Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo de Deming (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

Consecuencias

El resultado se mide tanto en productividad como en satisfacciones del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicación de esta técnica tiene un impacto a largo plazo.

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La implementación de las 5S puede ser uno de los primeros pasos del cambio hacia la mejora continua, desde Sinergias lo podemos ayudar en el desarrollo de la herramienta para su mejor gestión de los lugares de trabajo.

Técnica de las 5S`s
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